AUTOMATIZACIÓN COMERCIAL.
¿QUÉ ES LA AUTOMATIZACIÓN COMERCIAL?
La automatización comercial es un conjunto de elementos que optimizan a los negocios, ofreciendo control absoluto y eficaz en la gestión de los establecimientos.
Son muchas las ventajas de la automatización comercial, el ECF (Emisor de Comprobante Fiscal) es solamente uno de los principales elementos. Con el uso de la automatización en establecimientos es posible estar dentro de la ley y además disponer de herramientas de backoffice para gestión de negocios y el uso de periféricos como: básculas, gavetas, lectores de códigos de barras, etc.
Son muchas las ventajas de la automatización comercial, el ECF (Emisor de Comprobante Fiscal) es solamente uno de los principales elementos. Con el uso de la automatización en establecimientos es posible estar dentro de la ley y además disponer de herramientas de backoffice para gestión de negocios y el uso de periféricos como: básculas, gavetas, lectores de códigos de barras, etc.
La automatización comercial tiene como meta sustituir las tareas manuales y repetitivas de los establecimientos como supermercados, comercios y oficinas por procesos automáticos, por medio de máquinas, reconociendo un aumento de productividad, organización, control y eficiencia.
1. ¿Cuáles son los cuidados básicos que debo tomar antes de automatizar los procesos de mí empresa?
Antes de la compra usted debe preguntarse a respecto de algunos puntos importantes:
¿De que manera la automatización contribuirá para mí empresa?
¿Mis clientes sentirán los beneficios de la nueva gestión?
¿Mí tienda irá tornarse más competitiva?
¿Hay tiempo y dinero para la actualización de los funcionarios?
Antes de la compra usted debe preguntarse a respecto de algunos puntos importantes:
¿De que manera la automatización contribuirá para mí empresa?
¿Mis clientes sentirán los beneficios de la nueva gestión?
¿Mí tienda irá tornarse más competitiva?
¿Hay tiempo y dinero para la actualización de los funcionarios?
2. El secreto es establecer prioridades.
Comience por las actividades que pueden ser automatizadas de forma más simple y rápida.
Nunca se olvide de que esa maquinaria necesitará de un software (programa). En este caso usted puede adquirir un sistema listo o desarrollar un sistema específico para su empresa.
Comience por las actividades que pueden ser automatizadas de forma más simple y rápida.
Nunca se olvide de que esa maquinaria necesitará de un software (programa). En este caso usted puede adquirir un sistema listo o desarrollar un sistema específico para su empresa.
3. ¿Cómo escoger los equipamientos adecuados?
Lo más común es utilizar sistemas listos que pueden venir a ser adaptados a la necesidad del profesional, lo ideal es desarrollar un sistema propio, por lo tanto, esta es una opción de costo elevado.
Sea cual sea su decisión recuérdese que es necesario tener una visión del futuro:
¿Cómo escoger el software de mí empresa?
Sea cual sea su decisión recuérdese que es necesario tener una visión del futuro:
¿Cómo escoger el software de mí empresa?
4. Su empresa va crecer, por lo tanto el programa debe tener las condiciones necesarias para expandirse.
• Es importante que los softwares instalados conversen entre si, posibilitando una mayor integración.
• No abandone las prácticas manuales luego de inicio, por lo menos hasta que se tenga certeza de que el sistema funcionará 100%.
• En la compra de nuevos softwares verifique la compatibilidad con los que usted ya posee.
• Actualice sus funcionarios para que se adapten a la nueva gestión.
• No abandone las prácticas manuales luego de inicio, por lo menos hasta que se tenga certeza de que el sistema funcionará 100%.
• En la compra de nuevos softwares verifique la compatibilidad con los que usted ya posee.
• Actualice sus funcionarios para que se adapten a la nueva gestión.
5. ¿Cómo debe ser el procedimiento en la compra de nuevos equipamientos para la empresa?
Deben ser observados los siguientes ítems:
Capacidad: no compre algo antiguo que no posibilite el funcionamiento del software o que venga a dar mucho problema.
Garantía de asistencia técnica: Esté atento al plazo de garantía de los equipamientos. La manutención de los equipamientos debe ser vista como una inversión, y no como un costo.
Deben ser observados los siguientes ítems:
Capacidad: no compre algo antiguo que no posibilite el funcionamiento del software o que venga a dar mucho problema.
Garantía de asistencia técnica: Esté atento al plazo de garantía de los equipamientos. La manutención de los equipamientos debe ser vista como una inversión, y no como un costo.
6. Caja registradora: tienen la función de registrar y totalizar las compras efectuadas. Además de almacenar el dinero, la máquina emite un cupón fiscal donde son listados todos los productos comprados.
Nota: ver video al final del blog.
principales tecnologías y equipamientos disponibles a los comerciantes.
Nota: ver video al final del blog.
principales tecnologías y equipamientos disponibles a los comerciantes.
7. PDV’s (Puntos de venta): Son computadores que actúan con la función de caja registradora, sin embargo poseen muchas ventajas en relación a la caja,tiene visores especiales, formulan totalizaciones diarias, firman cheques tiene teclado propio, la cualidad de impresión es superior, poseen más funciones...
8. Código de barras: permite el reconocimiento de productos, auxiliando en la identificación de precios e informaciones adicionales, ya que el está conectado al sistema de PDV’s del establecimiento.
Lectores ópticos: Son los responsables por la decodificación de los códigos de barra. Los sistemas más utilizados son los fijos, donde la barra pasa por un fajo de luz, y los scanner de aproximación, que permiten un movimiento mayor.
Lectores ópticos: Son los responsables por la decodificación de los códigos de barra. Los sistemas más utilizados son los fijos, donde la barra pasa por un fajo de luz, y los scanner de aproximación, que permiten un movimiento mayor.
9. Balanzas electrónicas: Son comunes en supermercados y ferias en la parte de frutas, pues ella permite la generación de etiquetas para productos no codificados, donde hay la necesidad de pesaje para la demarcación del precio.
¿QUÉ ES EDI - ELECTRONIC DATA INTERCHANGE - (EDI)?
Es un Conjunto coherente de datos, estructurados conforme a normas de mensajes acordadas, para la transmisión por medios electrónicos, preparados en un formato capaz de ser leído por el ordenador y de ser procesado automáticamente y sin ambigüedad.
Es aquella parte de un sistema de información capaz de cooperar con otros sistemas de información mediante el intercambio de mensajes EDI.
¿Qué funcionalidad ofrece el EDI?
Intercambio electrónico de datos es el intercambio entre sistemas de información, por medios electrónicos, de datos estructurados de acuerdo con normas de mensajes acordadas. A través del EDI, las partes involucradas cooperan sobre la base de un entendimiento claro y predefinido acerca de un negocio común, que se lleva a cabo mediante la transmisión de datos electrónicos estructurados.
En el EDI, las interacciones entre las partes tienen lugar por medio de aplicaciones informáticas que actúan a modo de interfaz con los datos locales y pueden intercambiar información comercial estructurada. El EDI establece cómo se estructuran, para su posterior transmisión, los datos de losdocumentos electrónicos y define el significado comercial de cada elemento de datos. Para transmitir la información necesita un servicio de transporteadicional (por ejemplo, un sistema de tratamiento de mensajes o de transferencia de ficheros).
Debe destacarse que el EDI respeta la autonomía de las partes involucradas,
no impone restricción alguna en el procesamiento interno de la información intercambiada o en los mecanismos de transmisión.
Principales campos de Aplicación
Los típicos campos de aplicación del EDI son el intercambio de información industrial, comercial, financiera, médica, administrativa, fabril o cualquier otro tipo similar de información estructurada. Esta información, con independencia de su tipo concreto, se estructura en unos formatos que pueden ser procesados por las aplicaciones informáticas. Ejemplos de datos EDI son las facturas, órdenes de compra, declaraciones de aduanas, etc.
La automatización de las interacciones por medio del EDI minimiza las transacciones sobre papel y la intervención humana, reduciéndose las tareas relativas a la reintroducción de datos, impresión, envío de documentos vía correo o vía fax. A través del EDI, las Administraciones Públicas pueden incrementar la eficiencia de las operaciones diarias y mejorar las relaciones con agentes externos como empresas, instituciones económicas y financieras, y otras Administraciones Públicas.
El universo de clientes potenciales del servicio EDI es muy amplio, debido a que ésta dirigido a empresas que se relacionan comercialmente, en forma independiente de su tamaño.
* Sector de las Automotrices (Terminales, Proveedores y Concesionarios)
* Sector Farmacéutico (Farmacias y Laboratorios)
* Sector del Transporte y Turismo
Normas de sintaxis
Básicamente, las normas EDI proporcionan las reglas de sintaxis que definen los documentos electrónicos estructurados (llamados mensajes EDI) y un número cada vez mayor de mensajes EDI acordados internacionalmente.
El módulo ephos sobre EDI se basa en las normas y documentos desarrollados por las Naciones Unidas y recogidos en "ISO 9735 - Intercambio Electrónico de Datos para la Administración, Comercio y Transporte (EDIFACT) - Reglas de aplicación de la sintaxis" (en 29735). Si bien por razones históricas, en diferentes dominios regionales o sectoriales se utilizan otras reglas de sintaxis (no normalizadas), EDIFACT es la única sintaxis normalizada.
Hoy en día, el sistema informativo contable de cualquier empresa, por pequeña que sea, se encuentra informatizado, de forma que habitualmente se logran unos elevados niveles de automatización de las tareas administrativo-contables. Por ejemplo, es frecuente que se encuentren integrados losprogramas de contabilidad con los que gestionan la tesorería o la nómina y que estos datos se procesen muy rápidamente.
Pero suele suceder que dos empresas que mantienen una intensa relación comercial cliente-proveedor y que disponen de sendos sistemas informativos contables avanzados, realicen sus transacciones económicas introduciendo las órdenes de compra, las facturas y el resto de documentos en sobres, que posteriormente son enviados por correo. Hoy en día, también es habitual enviar estos documentos a través del fax, con lo que se agiliza la gestión. Si la empresa utiliza un fax-modem conectado al ordenador y gestionado por un programa informático, se evita tener que imprimir los documentos, enviándolos directamente desde su ordenador hasta el fax de la otra empresa.
Otra solución más sofisticada, pero menos frecuente, consiste en enviar dichos documentos a través del correo electrónico. El correo electrónico permite enviar mensajes entre diferentes ordenadores que estén conectados a redes de ordenadores como por ejemplo Internet o Compuserve. Sin embargo, este procedimiento no está exento de inconvenientes, debido a que el correo electrónico no está normalizado y, salvo que el cliente y el proveedor acuerden previamente componer de alguna forma sus mensajes, exige que el receptor traduzca los documentos recibidos. Además, el uso de mero correo electrónico no es un medio seguro para realizar las transmisiones comerciales ni garantiza su confidencialidad.
La solución que desde hace varios años están adoptando muchas empresas se denomina EDI o Intercambio Electrónico de Datos. El EDI básicamente consiste en transmitir electrónicamente documentos comerciales y administrativos entre aplicaciones informáticas, en un formato normalizado. En este trabajo describimos qué es el EDI, qué diferentes normas EDI existen, por dónde viajan los datos, cual es la estructura de un mensaje EDI, los beneficios y los costes que para una empresa puede suponer el implantar este sistema y el impacto que puede tener sobre la Contabilidad.
El EDI consiste en transmitir electrónicamente documentos comerciales y administrativos entre aplicaciones informáticas en un formato normalizado, de forma que la información entre las empresas pueda ser procesada sin intervención manual. Las empresas que desean utilizar el EDI se suelen poner en contacto con compañías ligadas al sector de las telecomunicaciones que ofrecen servicios EDI. Un servicio EDI, es el conjunto de prácticas asociadas a la explotación de un sistema telemático particular de EDI que cubren todos los aspectos funcionales del servicio (técnicos, organizativos, de formación, de soporte y mantenimiento, comerciales y administrativos), dando así forma a una aplicación EDI concreta para un segmento industrial particular.
Debilidades de EDI
El sistema tradicional en el que se basan las transmisiones de documentos entre las empresas, al estar centrado en el uso del papel, presenta dos inconvenientes. En primer lugar, la lentitud. Documentos que se generan en ordenadores que procesan la información a gran velocidad, posteriormente sufren retrasos producidos al tener que procesarse de forma manual en las empresas de correos. Por este motivo, muchas empresas han sustituído el correo como medio para enviar sus documentos por el fax, lo que ha agilizado en buena medida la gestión. Sin embargo, se mantiene otro problema: la diversidad de modelos de facturas, pedidos, hojas de precios, etc. Esta falta de normalización es causa de muchos errores administrativos y, de nuevo, de lentitud.
Fig. 1: Procedimiento convencional de transmisión de documentos entre las empresas.
En donde:
La primera empresa extrae la información necesaria de la base de datos del sistema informático contable e imprime los documentos necesarios. Estos documentos se envían por correo a la otra empresa, quien debe introducir de nuevo los datos en su sistema informático. Por lo tanto, en el procedimiento tradicional frecuentemente se producen redundancias ya que los documentos que se imprimen en una empresa son introducidos manualmente por sus empleados en el sistema informático de la otra.
SERVICIOS EDI
El EDI sustituye el soporte papel de los documentos comerciales más habituales (órdenes de compra, remito, factura, lista de precios, etc.) por transacciones electrónicas con formato normalizados y acordados previamente entre los usuarios del servicio.
Este servicio, a diferencia del correo electrónico, relaciona aplicaciones informáticas que residen en las computadoras de las distintas empresas. Por lo tanto, el intercambio de información se realiza entre aplicaciones informáticas y no entre personas.
Principales Beneficios
EDI sin duda nos ofrece una amplia gama de oportunidades de trabajo y beneficios para nuestra empresa entre los que se destacan :
* Importante disminución de errores en los documentos
¿QUÉ ES UNA ORDEN DE COMPRA?
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.
Una factura electrónica, también llamada comprobante fiscal digital, e-factura o efactura, es un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas tradicionales garantizando, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. La factura electrónica es, por tanto, la versión electrónica de las facturas tradicionales en soporte papel y debe ser funcional y legalmente equivalente a estas últimas. Por su propia naturaleza, las facturas electrónicas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales.
Podemos las órdenes de compra en un sitio web de snap.e-comercio ofrecen la clientela para comprar bienes en línea y también muestran productos en el Internet que proporciona la clientela para seleccionar los productos según su gusto y precio económico por ellos.
Las órdenes de compra en el comercio electrónico ayudan a guardar la pista de los productos recibidos y lo que los productos permanecen en la orden trasera. Usted puede guardar listas de sus vendedores y artículos comúnmente pedidos. Cualquier PO incluye opciones con filtro múltiples, búsqueda anticipada, lote imprimir, vendedor y bases de datos de producto, e-mail y capacidad de exportación de HTML, conversión monetaria, aparecer calendarios, y descripciones de multilínea.
Aspectos de comprar orden:
1. El inventario de usos costó, último precio pagado o fijación de precios de contrato creando órdenes
2. Provee requisar automático vía el cliente atrás pide
3. Da la capacidad de enviar un fax documentos de orden de compra
4. Tiene una capacidad de libreta extensa de comentarios de P/O
Mantiene códigos de existencias de vendedor múltiples y precios, cruz referirse a códigos de existencias de inventario.
¿QUE SON PAGOS ELECTRONICOS?
Un sistema de pago electrónico realiza la transferencia del dinero entre comprador y vendedor en una compra-venta electrónica. Es, por ello, una pieza fundamental en el proceso de compra-venta dentro del comercio electrónico.
Como ejemplos de sistemas de pago electrónico nos encontramos las pasarelas de pago o TPV-virtual para el pago con tarjeta, los sistemas de monedero electrónico y los sistemas que se conectan directamente con la banca electrónica del usuario.
El comercio electrónico por Internet se ofrece como un nuevo canal de distribución sencillo, económico y con alcance mundial las 24 horas del día todos los días del año, y esto sin los gastos y limitaciones de una tienda clásica: personal, local, horario, infraestructura, etc. Los principales retos que presentan los EPS (sistemas de pago electrónicos) en Internet son los siguientes:
En el pago con tarjeta, la pasarela de pago valida la tarjeta y organiza la transferencia del dinero de la cuenta del comprador a la cuenta del vendedor.
El monedero electrónico, sin embargo, almacena el dinero del comprador en un formato electrónico y lo transfiere al sistema durante el pago. El sistema de pago valida el dinero y organiza la transferencia a la cuenta del vendedor. También existe la posibilidad de que el sistema de pago transfiera el dinero electrónico al monedero electrónico del vendedor actuando en este caso como un intermediario entre ambos monederos electrónicos.
El pago a través de la banca electrónica, enlaza un número de operación o venta realizada en el comercio o tienda virtual con la cuenta bancaria del cliente en el mismo site del banco. Esto, reduce el riesgo de fraude al no transmitir información financiera personal por la red.
Dentro de los posibles mercados de pago se distinguen tres modalidades de compras:
Encontrar clientes y negocios que se arriesguen en un producto que está todavía en las primeras fases de introducción. Se trata del mayor reto y ha provocado un efecto de "la gallina y el huevo": los Bancos/Compañías de Software no pueden obtener clientes sin vendedores, y a la inversa.
Garantizar la seguridad. Este es quizás el mayor problema para la gente interesada en realizar compras electrónicas. La mayor parte de la gente teme dar su número de tarjeta de crédito, número de teléfono o dirección porque no sabe si alguien será capaz de utilizar esa información sin su consentimiento. Es interesante comprobar que la mayoría de la gente no se lo piensa dos veces antes de comprar cosas por teléfono, pero les incomoda hacerlo a través de su PC. El estándar SET está alejando este miedo mediante un cifrado de los datos de la tarjeta, de forma que sólo el banco y el cliente puedan leerlos.
Garantizar el anonimato. Este es también un factor importante en algunos tipos de pago, en concreto en el pago mediante dinero electrónico. Sin embargo, gran parte de la gente se ha acomodado a las tarjetas de crédito y débito. El dinero electrónico anónimo tiene un mercado potencial, pero puede no ser tan grande como se espera.
Los sistemas de pago empleados en Internet pueden englobarse en dos categorías:
Cajeros Electrónicos:
Se trata de sistemas en los cuales los clientes abren unas cuentas con todos sus datos en unas entidades de Internet. Estas entidades les proporcionan algún código alfanumérico asociado a su identidad que les permita comprar en los vendedores asociados a las entidades.
Dinero Electrónico (Anónimo e Identificado):
El concepto de dinero electrónico es amplio, y difícil de definir en un medio tan extenso como el de los medios de pago electrónicos (EPS). A todos los efectos se definirá el dinero electrónico como aquel dinero creado, cambiado y gastado de forma electrónica. Este dinero tiene un equivalente directo en el mundo real: la moneda. El dinero electrónico se usará para pequeños pagos (a lo sumo unos pocos miles de euros).
El dinero electrónico puede clasificarse en dos tipos:
Dinero on-line:
Exige interactuar con el banco (vía módem, red o banca electrónica) para llevar a cabo el pago de una transacción con una tercera parte (comercio o tienda online). Existen empresas que brindan esta triangulación con los bancos como SafetyPay y también existen monedas puramente electrónicas como e-gold.
Dinero offline:
Se dispone del dinero en el propio ordenador, y puede gastarse cuando se desee, sin necesidad de contactar para ello con un banco. Estos sistemas de dinero electrónico permiten al cliente depositar dinero en una cuenta y luego usar ese dinero para comprar cosas en Internet.
Cheques Electrónicos:
Los métodos para transferir cheques electrónicos a través de Internet no están tan desarrollados como otras formas de transferencia de fondos. Los cheques electrónicos podrían consistir algo tan simples como enviar un email a un vendedor autorizándole a sacar dinero de la cuenta, con certificados y firmas digitales asociados. Un sistema de cheques puede ser considerado como un compromiso entre un sistema de tarjetas de crédito y uno de micropagos o dinero electrónico (anónimo).
Tarjetas de Crédito:
Los sistemas de tarjetas de crédito en Internet funcionarán de forma muy similar a como lo hacen hoy en día. El cliente podrá usar si lo desea su tarjeta de crédito actual para comprar productos en una tienda virtual. La principal novedad consiste en el desarrollo del estándar de cifrado SET (Secure Electronic Transaction) por parte de las más importantes compañías de tarjetas de crédito.
La pregunta que se plantea en estos momentos es cual de los nuevos métodos de pago sobrevivirá al test del mercado.
Algunos sistemas de pago electrónico: PayPal, e-gold, money bookers, Hoopay
